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terça-feira, 6 de março de 2012

Planejamento Diário = Produtividade e Qualidade de Vida


Falta de tempo para a conclusão de suas tarefas no trabalho, agenda lotada com compromissos e reuniões indispensáveis, mesa abarrotada de papéis, nem se lembra quando foi a ultima vez que saiu do trabalho sem continuar pensando no trabalho, stress, falta de disposição. Shiii, sabe do que você esta precisando? De um bom planejamento diário de tarefas.

Em minha vida profissional sempre me deparei com estes mesmos problemas citados anteriormente, em alguns dias eu precisava de dias com 30 horas para conseguir dar conta das diversas tarefas que tinha em minha agenda, e no final das contas, acabava o dia exausto, com trabalhos feitos de maneira irregular e ainda não conseguia finalizar tudo, o que me deixa deprimido vendo a questão como um fracasso em meu trabalho.

Foi então, que em um surto de irritação e stress resolvi repensar tudo o que vinha fazendo em mina vida, percebi que meus dias eram entregues ao trabalho, e que não vinha tendo a produtividade e lucratividade esperadas. Desta forma, resolvi repensar minhas ações e criar um novo modelo de trabalho, onde a prioridade inicial seria exatamente detectar o que não era prioridade em meu dia a dia.

Inicialmente, listei tudo o que eu fazia durante meu dia de trabalho, assim, comecei a perceber que muitas das minhas atividades não rendiam nenhum resultado, não por falta de esforço ou competência, mas sim por que não eram a melhor alternativa para alcançar aquele objetivo que tinha traçado. Com base neste levantamento, defini o que eu realmente desejava, ou seja, redefini meus objetivos a curto prazo (1 dia), médio prazo (1 semana) e longo prazo (1 mês). Cada ação realizada tinha um papel fundamental para alcançar todos estes objetivos, sempre buscando a forma mais viável e pratica de desenvolvimento, fazendo com que diminuísse o tempo em que me entregaria ao trabalho.

Outro ponto importante, foi definir um horário máximo de trabalho, ou seja, teria que alinhar minhas tarefas dentro daquele limite de horário diário, e dividi-las durante a semana de acordo com seu nível de prioridade. Foi assim que descobri que algumas ações que entendia como sendo indispensáveis, poderiam ser deixadas de lado por um momento para dar lugar a outras mais urgentes, com esta divisão foi possível alocar novas tarefas no lugar daquelas que não rendiam resultados.

Nos primeiros dias, semanas e meses sofri com a “síndrome da agenda vazia”, pois havia alocado reuniões, visita a feiras e clientes dentro de um padrão, onde apenas 1 dia na semana era destinado a este tipo de ação, os demais eram divididos entre desenvolvimento de projetos, ações na web e prospecção de novos clientes. Além disso, 1 dia na semana ficava completamente em aberto, para o caso de haver alguma eventualidade que não me permitisse concluir alguma ação durante os dias programados, pois me recusava a fazer horas extras de trabalho, visto que isto prejudica nossa qualidade de vida.

Aplicando este novo modelo de trabalho baseado no planejamento diário de ações, consegui melhorar minha qualidade de vida e ainda melhorar meus resultados de produtividade, aliando o grande objetivo deste formato de trabalho. Hoje possuo uma vida com mais tempo para atividades de lazer e entretenimento, sem deixar de dar o máximo em meu trabalho. Com este planejamento diário, seu corpo, mente, família, e clientes irão agradecer.

Segue abaixo algumas dicas de como elaborar um bom plano diário de ações:

ü       Defina as ações rotineiras de seu dia a dia que precisarão ser realizadas diariamente.
ü       Coloque horário definidos de inicio e fim para o desenvolvimento de cada ação.
ü       Não extrapole os horários definidos, feito isso uma única vez, se tornará um costume e fará com que você volte a se tornar escravo do trabalho.
ü       Defina as ações prioritárias em seu dia, semana e mês. Aloque maiores espaços de tempo o desenvolvimento das mesmas.
ü       Detecte as tarefas que lhe causam maior perda de tempo e menor resultado, exclua de seu dia.
ü       Dedique-se apenas ao que gera resultado relevante.
ü       Abra espaço em seu dia para coisas pessoas que lhe rendam prazer (ler, shopping, cinema, restaurante, etc).
ü       Defina metas diárias, semanais e mensais. Foque no alcance delas durante o trabalho.
ü       Delegue funções. Será uma boa oportunidade de motivar sua equipe e descobrir talentos.
ü       Deixe um dia vago em sua agenda de trabalho apenas para finalizar possíveis ações que tenham ficado em aberto durante a semana, ou ainda, aproveite a oportunidade para adiantar projetos antecipando seu descanso do final de semana.
ü       Acredite, os resultados irão aparecer de forma relevante antes do que você espera.

Espero que este post possa fazer com que você (leitor) crie uma nova rotina de trabalho, onde a conquista da qualidade de vida e produtividade profissional são os grandes objetivos a serem alcançados, de maneira saudável e relevante. Ter uma vida melhor, tanto profissional, quanto pessoal é plenamente possível, basta realizar alguns pequenos gestos.


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“Os Sonhos nos Motivam, mas são as Idéias que nos Movem”

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